Volfas Engelman

Volfas Engelman – пивоваренный завод, отсчитывающий уже второе столетие своего существования. С 1999 г. компания принадлежит финской группе предприятий Olvi. Volfas Engelman – член гильдии пивоваров Литвы и Литовской ассоциации экспортеров пищевых продуктов (LitMEA). На предприятии работает более 230 человек.

Партнерство между DocLogix и Volfas Engelman длится уже более 15 лет. За это время на предприятии были внедрены следующие решения:

  • управление входящей и исходящей документацией предприятия;
  • управление процессами счетов;
  • интеллектуальное управление договорами;
  • управление другими внутренними документами бухгалтерии, маркетинга, логистики, торговли, персонала.

Ситуация до внедрения

Проблемы, которые предстояло решить:

  • неэффективное управление документами предприятия;
  • длительные процессы утверждения счетов и договоров;
  • высокие расходы на распечатку и архивирование бумажных документов.

Управление счетами

Проблемы:

  • обилие ручной работы;
  • высокая вероятность ошибок;
  • большие затраты времени на введение каждого счета
  • необходимость распечатки всех счетов на бумаги и последующее сканирование в систему.

В течение многих лет счета по одному сканировались, и все данные вводились в систему Doclogix вручную. Это занимало уйму времени и было связано с немалым количеством ошибок. Было решено искать надлежащее решение, которое помогло бы оптимизировать этот процесс – сократило бы время ввода счетов и минимизировало вероятность ошибок. Многие решения, предлагавшиеся предприятиями ИТ, были либо непригодными, либо слишком дорогими. Однако в 2017 г. было наконец найдено то, что полностью отвечало ожиданиям предприятия: автоматический процесс распознавания счетов (OCR) с помощью Konika Minolta, который смог предложить DocLogix.

Решения:

  • Внедрение программы автоматического распознавания (OCR) и быстродействующего сканирования и использование на этапе обработки счетов.

Цифры по проекту:

  • Проект осуществлен за 6 месяцев.
  • В среднем за месяц через систему обрабатывается свыше 1100 счетов поставщиков.
  • Процессы адаптированы для конкретного пользователя в соответствии со сферами его ответственности.

Интеллектуальное управление договорами

Проблемы:

  • неэффективный и хаотичный процесс согласования договоров;
  • человеческий фактор.

Решения:

  • Описание процесса
  • В системе созданы правила, регламентирующие время, в течение которого работник обязан утвердить договор.
  • Внутренний аудит процесса.
  • Мобильное приложение для руководителей, позволяющее им утверждать договоры из любой точки земного шара.

Цифры по проекту

  • Проект осуществлен за 4 месяца.
  • В среднем за месяц через систему обрабатывается 80 договоров.
  • Процессы адаптированы для конкретного пользователя в соответствии со сферами его ответственности.

Советы тем, кто планирует внедрять систему управления документами и процессами:

  • Начните с анализа рынка.
  • Работайте с установщиками системы и все проблемы решайте здесь и сейчас.
  • Если чего-то не знаете – спрашивайте.
  • На предприятии назначьте одного человека, который работал бы с системой и думал над тем, что и как можно было бы усовершенствовать.
  • До начала переноса процессов в систему как можно точнее опишите их. От этого напрямую зависит конечный результат.
  • Обратите внимание на то, как в системе обеспечивается безопасность ваших данных.
  • Не пытайтесь снова изобретать велосипед, т. е. в ходе повышения эффективности процессов и их переноса в цифровое пространство не переписывайте этапы, которые и так действовали хорошо.

Результаты внедрения решения:

500

– столько листов бумаги экономится за месяц.

 

2 секунды

– время ввода счета сократилось с 1 минуты до 2 секунд.

 

1,5

– столько рабочих дней экономится за месяц.

 

Минимальная

вероятность ошибок.

 

Исключены

рутинные работы. Система вводит не только нетто и брутто, но и рассчитывает сумму НДС.

Процесс согласования договоров сократился с нескольких дней до 5 минут.

Для вашего удобства на сайте DocLogix используются файлы cookie. Продолжая пользоваться этим сайтом, вы соглашаетесь на использование файлов cookie. Ознакомьтесь более подробно с нашими правилами соблюдения конфиденциальности.