Что значит справиться с информацией и документами на производственном предприятии? По-моему, это значит обеспечить качество документации, сопровождающей процессы, эффективное течение самих процессов, оперативную работу с клиентами, способность выпускать продукцию, отвечающую стандартам безопасности. Компания, в которой я работаю, Triple D Bending, по специальным заказам производит металлические колени для нефтепроводов, газопроводов и химической промышленности.

Над инженерным проектом и производством одного продукта могут работать несколько сотен человек. В конечном итоге… наш продукт просто закапывается в землю на глубине как минимум 20 метров. Может возникнуть вопрос: «Так что же такого уникального мы продаем?». Я думаю, что и Triple D Bending, и любое другое производственное предприятие продает не только сам продукт, но и все связанные с ним процессы. И этому сочетанию отлично подошло бы название «качество, надежность, безопасность». Иначе говоря, мы продаем гарантию того, что нами изготовлен поистине качественный, отвечающий стандартам продукт, на который мы смело можем предоставить 20-летнюю гарантию.

Как всего этого добиться? Конечно, можно вручную собирать документы, которые готовятся на каждом этапе производственного процесса. Спрашивать у специалистов – учитывали ли они самые последние требования при составлении документации? Кропотливо проверять, прилагается ли к отправляемой продукции полная документации в последней версии. Только даст ли это все необходимый эффект? Мой ответ – нет. Зачем делать работу, которую может выполнить прогрессивный ИТ-инструмент? В данном случае – система управления документацией и процессами (СУД).

Как облегчить первые шаги?

Конечно, в самом начале (как, скорее всего, и вы) я не знал, какой именно инструмент нам нужен. Здесь, как и в случае с болезнью – вроде чувствуешь, что нездоровится, но пока непонятно, какими лекарствами это лечится. Поэтому я стал интересоваться, как автоматизируют и оптимизируют процессы другие производственные компании, какие тенденции преобладают, какие требования предъявляются к системам управления документацией и процессами. Кроме того, я вникал и в академические материалы об управлении процессами. Начав согласовывать опыт и методические требования, чуть более чем за 3 года мы достигли того, что на производственном трубогибочном предприятии Triple D Bending управление процессами стало эффективным и проактивным. Собрания стали в несколько раз более продуктивными, меньше времени проводится в поисках документов, и вместе с тем система управления документацией и процессами обеспечивает, чтобы все необходимые документы достигли клиента. В конце концов, мы можем видеть проблемы, быстро реагировать на изменения рынка и технологий, а также обеспечить высочайшее качество изделий.

Как нам это удалось? Попытаюсь рассказать в этой статье.

Хватит ли мотивации?

Я убежден в том, что мотивация лежит в основе любых изменений и является их двигателем. Эта история, наверное, не стала бы историей успеха, если бы в середине процесса мы ощутили бы недостаток мотивации. Где же ее взять? Конечно, один из лучших мотиваторов – успешно выполненная и получившая достойную оценку работа. Поэтому перед тем, как приступить к автоматизации и оптимизации процессов, заручитесь поддержкой высшего руководства, соберите группу людей, которым все это будет полезно и интересно. Ведь в команде работать легче, чем одному. Кроме того, я нашел коллег, занимающихся подобной деятельностью, в других производственных компаниях, и немало времени провел, общаясь с ними. А еще я решил начать делиться своим опытом в статьях и докладах.

На каком этапе управления процессами вы находитесь?

Определите для себя, на каком этапе зрелости в управлении процессами вы находитесь – вам будет легче наметить действия, которые еще только предстоит предпринять. Их всего 5:

1. Ad-Hoc или Хаотичное управление процессами;
2. Определение для себя процессов;
3. Контролируемые процессы;
4. Спроектированная система процессов;
5. Проактивное управление.
Реальную разницу между 1 и 5 этапами я могу проиллюстрировать на примере из собственного опыта. Примерно 3 года назад протоколы собраний Triple D Bending, дополнительные материалы хранились в форматах Excel и Word. На серверах ты мог найти множество самых разных файлов. Не было унифицированных шаблонов и вместе с тем возможности отслеживать деятельность компании, делать выводы. Сегодня, имея Решение для управления собраниями, мы пользуемся едиными формами заданий и протоколов, к которым можем подключать конкретные задачи и процессы. Придя на очередное собрание, не нужно ломать голову над разбросанными по папкам документами или отсутствием отслеживаемости работ. Все можно увидеть в системе.

Что было вначале: инструмент или анализ?

Должен признаться: моим первым инструментом в автоматизации процессов были Excel‘евские таблицы. Перед тем, как вносить какие-либо изменения, я хотел понять, как работают процессы. Это достаточно простой, но вполне гибкий инструмент, и он отлично подходил для моих целей. Я не спешил, начертил карту своих мыслей и начал складывать логичную систему процессов. Даже сегодня я не завершил этот процесс, ведь определение для себя процессов – это не одноразовое действие. За ними нужно постоянно следить, совершенствовать и оптимизировать.

Конечно, мне не раз пришлось столкнуться с препятствиями в определении процессов, их переносом из реальности в ИТ-инструмент. Когда все шло не так, как я спланировал, я останавливался. Я уделял время тщательному разбору проблемы, беседам с управляющими проектами и пересмотру этапов. Иногда требовалось прибегать и к творческому мышлению – особенно в тех ситуациях, когда логика или математические вычисления уже не помогали.

Одной из головоломок стал вопрос, как к существующим процессам подключить стандарты, правила, требования. Они являются настоящими тормозами творчества, скорости адаптации, гибкости! Однако без них невозможно обеспечить безопасную, качественную, конкурентоспособную работу на производственном предприятии. Ведь если лопнет хотя бы одна труба, по которой течет нефть, придется платить огромные штрафы, и компании будет угрожать закрытие. А что же делать с тысячами документов? Если бы мы всех их распечатали, мы не смогли бы с ними справиться, и, кроме того, нарушили бы экологические стандарты.

Размышляя над всеми этими требованиями, правилами и стандартами, я понял – мне нужен первоклассный инструмент, с помощью которого я мог бы управлять не только документами, но и процессами.

Что я выбрал?

Итак, ведомый различными требованиями, я начал думать, какой же инструмент нужен нашей компании. Тем временем управление процессами в компании уже перешло к этапам контролируемых и спроектированных процессов, и возникла необходимость еще более нащупать сами процессы, ход работ. Кроме того, я увидел, что применявшаяся до сих пор система ERP (а тем более вышеупомянутые таблицы Excel) не могли удовлетворять все наши потребности. Мне нужны были два инструмента: система управления документацией и система управления процессами. К счастью, я нашел DocLogix, в котором я мог не только объединить все процессы, их автоматизировать, но и разумно адаптировать систему к конкретным потребностям компании.

Конечно, какой замечательной ни была бы система, над ней нужно немало поработать. Только так можно достичь хороших результатов. Я же понял, что должен приобрести еще один навык – научиться конфигурировать систему DocLogix.

Итак, чего же нам удалось добиться при помощи этой системы? Приведу один пример, актуальный для всех производственных предприятий. Ежедневно многочисленное оборудование Triple D Bending выполняет бессчетное множество разных технических операций. Как же усмотреть за всеми этими устройствами? В системе DocLogix мы создали Решение управления контролем за оборудованием. В СУД за каждой из машин и даже отдельной ее частью закреплены документы, которые легко автоматически контролируются. Система проактивно информирует о приближении окончания технического контроля и формирует соответствующие задания. В результате компания защищена от внезапных технических проблем, которые привели бы к невыполнению заданий, выпуску некачественной продукции и недовольству клиентов.

Это только один пример, как при помощи ИТ-инструментов нам удалось достичь повышения уровня контроля и эффективности. Если говорить в общем, когда в системе управления документацией и процессами была создана логичная, эффективно работающая система процессов, я увидел, что усилия и время, и даже денежные затраты на проведение тех же самых действий пошли на убыль.

Что дальше?

И, наконец, вступая в 4 год автоматизации и оптимизации процессов, мы имеем эффективно действующую систему процессов. Сегодня я могу сказать, что процессы в Triple D Bending управляются проактивно. Мы можем прогнозировать, в какую сторону будет склоняться деятельность производственных компаний, быстро менять процессы, реагировать на изменения в законодательной базе или в стандартах.

Я вижу, что усилия начинают окупаться: снижаются временные и финансовые затраты, персонал работает эффективнее и больше времени уделяет совершенствованию продукции, а не техническим моментам.

Могу ли я остановиться? Конечно же, нет. Теперь я думаю о совершенствовании СУД, создании новых решений, оптимизации процессов и переменах в ходе работ. Сегодня я могу думать и о дополнительных инвестициях в СУД. Ведь повышение эффективности процессов – это нескончаемый процесс.