Решение для управления документами персонала

Кадровые документы и связанная с персоналом информация являются особо деликатными, и управление ими вызывает ряд проблем ответственным сотрудникам. Часто организации испытывают большие потери, когда во время несчастного случая или другой чрезвычайной ситуации оказывается, что работник не был знаком с последними правилами внутреннего трудового распорядка. Чтобы защитить себя от таких ситуаций и управлять кадровой документацией надлежащим образом, мы предлагаем использовать решение «DocLogix Персонал».

«DocLogix Персонал» поможет:

  • Управлять кадровыми документами в отдельности от других документов компании;
  • Строго контролировать доступ к документам персонала;
  • Сортировать документы персонала (по сотруднику, по типу документа и так далее);
  • Получать напоминания об истечении срока действия срочных договоров;
  • Легко ознакомить сотрудников с новыми правилами. Для этого просто нужно запустить в системе процесс ознакомления с документом;
  • Видеть, кто, когда и с какими правилами ознакомился;
  • Получить напоминания, когда сотрудники опаздывают ознакомиться с документами;
  • Просто контролировать сроки действия правил внутреннего трудового распорядка.

Автоматизированное и эффективное управление кадровыми документами и процессами

100 % конфигурация – шаблоны процессов создаются без программирования.

1.     Управление процессами трудоустройства и увольнения с работы

Перевод регламентных процедур в эл. пространство (составление ТД, подготовка рабочего места, создание доступа к сети, выдача средств труда и проч.). Вам больше не придется краснеть перед новым работником, что вы не успели подготовить ему рабочее место.

2.     Представление, утверждение и управление заявлениями работников

Управление документами об отсутствии на работе (отпуск, командировки) и другими кадровыми документами (представление, утверждение, комментарии, обработка)

3.     Планирование отпусков

Визуальный график планирования отпусков в календаре (по отделам, департаментам или др. выборкам) Своевременное планирование замещений.

4.     Электронное личное дело работника

Вся информация о работнике, все связанные с ним документы и их история в одном месте. Реализация архивирования и уничтожения документов в полном соответствии с требованиями правовых актов.

5.     Управление трудовыми договорами, сроками действия и изменениями в них

Возможность подписывать договоры и изменения в них квалифицированной подписью. Автоматические напоминания о продлении и истечении договоров.

6.     Должностные инструкции и матрица компетенций

Всегда доступные новейшие версии документов. Прозрачно и четко видимая ответственность работников.

7.     Проведение отбора персонала 

Определение потребностей и необходимых компетенций персонала, библиотека резюме кандидатов, отбор, планирование и проведение интервью, процесс найма.

8.     Управление процессами ознакомления персонала с распорядками и правилами компании

Для сбора подписей об ознакомлении с внутренними правилами и распорядками раньше требовалось несколько дней или даже недель. С помощью DocLogix можно мгновенно отправлять задания и видеть информацию об их выполнении в режиме реального времени. Система автоматически генерирует задания по ознакомлению новых сотрудников с этими документами.

9.     Управление разрешениями и предоставлением прав доступа

Формализация разрешений на использование различных ресурсов (напр.: банковская карта, автомобиль компании и проч.), лимитов (напр.: лимит топлива, лимит расходов на телефонную связь) или специальные доступы (напр.: использование различных информационных систем).

10.  Управление учетом рабочего времени

В проектных организациях, компаниях юридических услуг необходимо вести учет рабочего времени по нескольким конкретным видам работ. DocLogix значительно упрощает эту задачу.

11.  Самообслуживание работника и руководителя

Немедленное отражение и предоставление полной информации о работнике на информационных панелях работников (Dashboards).

12.  Интеграция с ИС расчета ЗП

Значительная экономия рабочего времени работников отдела персонала: автоматически передает данные о приказах на отпуск, командировки и о других случаях отсутствия на рабочем месте в системы расчета ЗП. В системе DocLogix отражается остаток отпуска.

13.  Организационная структура

Описание организационной структуре в древовидной структуре данных, принадлежность работников к структурным подразделениям, возможность определения права доступа по структурным подразделениям, простое перемещение работников из одного структурного подразделения в другое.

14.  Ежегодные оценки деятельности

Возможность ежегодной оценки деятельности, заполнение анкет, генерирование отчетов, хранение отчетов об оценке деятельности.

15.  Единое хранилище сертификатов

Мгновенная фильтрация списка работников по имеющимся сертификатам и другим компетенциям. Автоматические напоминания об окончании срока действия сертификатов.

16.  Обучение

Общедоступная информация об обучении, регистрация на интересующее обучение, информация о зарегистрированных участниках, подтверждение участников, возможность оценки обучения участниками.

17.  Управление доверенными материальными ценностями

На карточке каждого работника отражаются доверенные ему материальные ценности, средства труда (телефон, топливные карты и проч.) и лимиты (топлива, звонков и проч.). Нет необходимости запрашивать отдел персонала о ресурсах, находящихся в распоряжении конкретного работника – руководители получают эту информацию мгновенно.

18.  Возможность проводить опросы и тестирование работников

Управление опросами работников, проведение специализированных тестов после ознакомления с инструкциями по безопасности труда и другими документами.

Ожидаемые результаты применения решения по управлению кадровыми документами DocLogix:

  •  экономия рабочего времени работников отдела персонала до 50 %;
  • ускорение обработки заявлений работников на 70 %; 
  • 100 % прозрачность и прослеживаемость;
  • уменьшение объема бумажной работы по управлению человеческими ресурсами на 80 %;
  • уменьшение расходов на бумагу на 40 %.

Интересует управление кадровыми документами в облаке (Cloud)?

Ищете инструмент для повышения гибкости, мобильности и эффективности организации? На портале облачного сервиса для утверждения кадровых документов можно легко заполнить, просмотреть и утвердить любые заявления работников на отсутствие на работе с любого мобильного устройства в любой точке мира в любое время дня. Это – конкретная выгода для всех специалистов вашей компании: руководителей, отдела персонала и сотрудников компании.

Клиенты о pешение

Служба специальных расследований

«С DocLogix работа стала более удобной. Можно быстро найти все документы. Когда документ регистрируется, его сразу видит исполнитель, что ускоряет выполнение задачи. Мы рекомендуем DocLogix и другим учреждениям».

Юрате Стракшиене, Служба специальных расследований, Начальник общего отдела

Для вашего удобства на сайте DocLogix используются файлы cookie. Продолжая пользоваться этим сайтом, вы соглашаетесь на использование файлов cookie. Ознакомьтесь более подробно с нашими правилами соблюдения конфиденциальности.